چک لیست واکنش در شرایط اضطراری 

چک لیست واکنش در شرایط اضطراری

Emergency response checklist

 یکی از الزامات مهم و تعیین کننده در سیستمهای مدیریت ایمنی و حتی زیست محیطی الزامی تحت عنوان ” آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری” می باشد . دلیل گنجاندن این الزام در استانداردهای یاد شده اهمیتی است که این موضوع در کاهش عواقب حادثه دارد چرا که وجود خطاهای پنهان در سیستم همواره محتمل بوده و تمامی سازما ن ها متاثر از عوامل بیرونی می باشند. گاهاً این تاثیرات سازمان را به بحران کشانده و باعث بروز اختلالات اساسی در سیستم ها می گردند. با داشتن طرحی در خصوص آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری می توان تاثیر عوامل بیرونی – پس از بالفعل شدن این عوامل – را تا حد قابل ملاحظه ای کنترل نمود و کاهش داد.

بهر اندازه که اقدامات پیشگیرانه ( Reactive ) در سطح مطلوبی قرار داشته باشد غفلت از اقدامات واکنشی ( Proactive ) عواقب بسیار خطرناکی را بدنبال خواهد داشت . از آنجا که دستیابی به ایمنی 100 % ممکن نمی باشد ، در کنار اقدامات پیشگیرانه بایستی طرحی برای مقابله با حوادث پیش بینی نشده و یا وضعیتهای اضطراری در سازمان وجود داشته باشد . در وضعیت موجودِ کشور اکثر صنایع اقدام به تدوین طرحی تحت عنوان «طرح واکنش در شرایط اضطراری» یا « طرح مقابله با بحران » نموده اند که عمدتا از کارآیی لاز م برخوردار نمی باشد. عدم کفایت طرح های یاد شده اصولاً به دو عامل بستگی دارد :

1. ضعف در برنامه ریزی و طرح تهیه شده بگونه ای که این طرح توانایی اتصال بخشهای سیستم را ندارد .
2. عدم کفایت تیم ها در اجرای مفاد طرح که این مهم را می توان با تمرینات ادواری رفع نمود .

برای تهیه یک طرح آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری موثر سه مرحله اصلی وجو د دارد که شامل شناسایی پتانسیل های بحران ، برنامه ریزی برای واکنش وارزیابی برنامه ها می باشد .

واژگان و تعاریف :

• Emergency :واقعه ای غیر عادی که فرآیند ، پرسنل یا سرمایه های سازمان را تهدید می نماید .
• Emergency Response : برنامه ریزی ها و ایجاد هماهنگی لازم برای مقابله با یک رویداد شامل خطراتی که سیستم را تهدید می کند و تاکتیکهای مقابله با آنها .
• Crisis : رویدادی که بصورت ریشه ای ، خوش نامی سازمان ، آینده آن و فرآیند تولید آن را تحت تاثیر نامطلوب قرار دهد .
• Incident Commander :فرمانده ارشد عملیات واکنش در شرایط اضطراری و مسئول کمیته بحران سازمان .
• On-scene Commander : فرمانده اجرائی عملیات واکنش در شرایط اضطرای که در محل حادثه مستقر بوده و اطلاعات لازم را به کمیته بحران ارسال و دستورات مربوطه را از فرمانده ارشد دریافت و اجرا می نماید .

آمادگی برای واکنش در شرایط اضطراری :

در حالت واقعی همواره احتمال وقوع رویدادهایی که می توانند سازمان را دچار بحران نمایند وجود دارد و از طرفی زمان وقوع تعدادی از این رویدادها غیر قابل پیش بینی می باشد مانند زلزله ، سیل ، جنگ و تندبادها . لذا شناسایی این پتانسیل ها ( مواردی که می توانند سازمان را به بحران بکشانند ) همچنین ایجاد و حفظ آمادگی برای واکنش در این شرایط می تواند خسارات ناشی از اینگونه وقایع را به حداقل برساند .

شناسایی پتانسیل های بحران در کارخانجات و سازما ن ها اولین قدم در راه کنترل حوادث منتج از این پتانسیل ها می باشد. تا زمانی که شناختی کامل و کافی از خطرات موجود در سازمان نداشته باشیم قادر به برنامه ریزی برای مقابله با آنها نخواهیم بود . در بخش شناسایی پتانسیل های بحران توجه به طبیعت فرآیند بسیار مهم می باشد . بر اساس تعریف استاندارد OSHA حالت اضطراری می تواند به مواردی مانند نشت گاز سمی ، ریزش مواد شیمیایی ، نشت مخاطره آمیز گازهای قابل انفجار و اشتعال ، انفجارات و حریق ها و . . . نیز اطلاق گردد .

مرحله دوم ایجادِ آمادگی و برنامه ریزی برای واکنش در شرایط اضطراری ، شناسایی پتانسیل های پاسخگویی در مقابل بحران می باشد. در این مرحله سازمان علاوه بر تجهیزات واستعدادهای درون سازمانی ٬ امکانات برون سازمانی ( تاسیسات موجود در مجاورت سازمان ) که امکان استفاده از آنها وجود دارد را نیز مورد شناسایی و ارزیابی قرار خواهد داد . در این گونه موارد معمولا سازمان با امضاء تفاهم نامه با سازمان های مجاور از ایشان در وضعیت های اضطراری کمک می گیرد .

در مرحله بعد با بررسی پتانسیل های بحران و استعدادهای پاسخگویی سازمان اقدام به تدوین برنامه هایی برای واکنش در شرایط اضطراری می نماید. در این مرحله با پیگیری سناریوهای از پیش تعیین شده ، سازمان به ارزیابی برنامه ها و استعدادهای پاسخگویی شناسایی شده می پردازد . تمامی مراحل فوق نیاز به پیروی از اصول و قواعد خاصی دارد که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد .

طرح ریزی : موثر بودن و کفایت طرح های آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری به تعدد این طرحها و اجرای آموزش های مرتبط با آنها بستگی دارد . می دانیم که بدون تعهدِ مدیریت هیچ برنامۀ ایمنی به نتیجه نخواهد رسید ، طرح های مورد بحث نیز از این قاعده مستثنی نمی باشند . بنابراین از وظایف مدیریت می باشد که نسبت به موثر بودن و کفایت این برنامه ها حساسیت نشان داده و دستورات لازم در خصوص به روزآوری این برنامه ها را ابلاغ نماید . طرح های اضطراری بایستی به اطلاع پرسنل رسیده و در دسترس ایشان قرار داشته باشد .

هر یک از طرح ها بایستی حداقل شامل موارد زیر باشد :

1. روش های فرار اضطراری و مسیرهای فرار.
2. رویه های عملیاتی که بایستی توسط پرسنل مستقر در سایت پیروی شود . این رویه ها بایستی شامل روش های خارج کردن سیستم از سرویس بصورت اضطراری باشد و قبل از تخلیه اضطراری واحد به اجراء گذاشته خواهند شد .
3. رویه هایی برای شمارش پرسنل پس از تکمیل طرح تخلیه اضطراری .
4. آموزش تعدادی امدادگر و تجهیز لوازم پزشکی لازم .
5. روش های اطلاع رسانی حوادث که نشانگر طریقه اعلان حوادث توسط پرسنل به گروه های مربوطه می باشد .
6. مشخص نمودن اسامی و سمت های سازمانی که بایستی در کمیته بحران حضوربهم رسانند .
7. لیست تلفن ها و اطلاعات لازم و ضروری.

آموزش :

ارتباطات سازمانی ، آموزش های مورد نیاز و چگونگیِ پیگیریِ بروز وقایع اضطراری از دیگر موارد مهم طرح ریزی می باشد. در زمینه نیازهای آموزشی در زمان وقوع بحران حداقل توجه به آموزش های زیر لازم و ضروریست :

1. آموزش تخلیه اضطراری .
2. آموزش های مربوط به شناسایی آژیرهای اضطراری.
3. آموزش مربوط به طریقه اطلاع رسانی حوادث توسط پرسنل .
4. رویه های خارج نمودن واحد از سرویس .
5. پتانسیل های وقوع وضعیت اضطراری .

این آموزش ها باید در زمان های زیر به پرسنل ارائه شود:

• هنگام شروع بکار سازمان
• برای کارمندان جدیدالاستخدام
• هنگامی که دستگاهی جدید ، موادی جدید یا فرآیندی جدید به سیستم اضافه می شود .
• هنگامی که رویه ها به روز شده یا تغییر می یابد .
• هنگامی که تمرینات انجام شده نشانگر نیاز پرسنل به آموزش بوده باشد .
• حداقل سالانه یکبار. اجرا : پس از تکمیل طرح ریزی و ارائه آموزش های لازم سازمان بایستی با اجرای مانورهای وضعیت اضطراری
• همسو با پتانسیل های شناسایی شده
• بر اساس سناریوهای از پیش تعیین شده اقدام نماید .

در این مرحله کاستی های مرحله طرح ریزی و آموزش های تکمیلی مورد نیازشناسایی خواهد شد . درمانورهای وضعیت اضطراری تمامی واحدهای سازمان و پرسنل مربوطه درگیر بوده و هماهنگی و عملکرد ایشان مورد ارزیابی قرار می گیرد .

مانورهای انجام شده بایستی در دو مرحله برنامه ریزی و اجرا گردند :

• مرحله اول : آزمون تئوری مانور
• مرحله دوم : آزمون عملی مانور

در مرحله اول سوالاتی پیرامون رویه ها ، دستورالعمل ها و پتانسیل خطر از پرسنل واحد پرسش خواهد شد ؛ در این مرحله دانش تئوری پرسنل درخصوص دستورالعمل ها و موارد مشا به مورد بررسی قرار می گیرد چنانچه نیاز به آموزش مضاعف احساس نشود مانور به مرحله عملی خواهد رسید

در مرحله عملی بدون اطلاع قبلی سناریوی از پیش تعیین شده به مرحله اجرا گذاشته خواهد شد و تمامی واحدهای درگیر درعملیات شرکت خواهد نمودند .

ارزیابی : ارزیابی عملکرد نفرات کلیدی و تیم های عمل کننده در بحران پس از اجرای مانور الزامیست . برای ارزیابی مانورها و عملکرد افراد و تیم ها بایستی شاخص هایی تعیین و مورد بررسی قرار گیرد . در راستای این مهم تشکیل تیم ارزیابی برای کنترل صحنه عملیات ، مستند نمودن واکنش ها و مواردی اینچنینی لازم و ضروریست . استفاده از چک لیست توسط تیم ارزیابی بسیار مفید خواهد بود. جلسه ارزیابی مانورها می تواند بلافاصله پس از اجرا یا با فاصله زمانی کمی پس از اجرا برگزار شود . در این جلسه افراد کلیدی و سرپرستان تیم های عمل کننده شرکت خواهند داشت و نکات قوت و ضعف مانور را بررسی و ارزیابی خواهند نمود .

موارد مهم در یک طرح ریزی :

موارد زیر به عنوان نکات مهم در یک طرحریزی مورد توجه خواهند بود :

• مشخص نمودن فرمانده ارشد، مسئولیت ها و اختیارات وی ( با توجه به مطالب قید شده در بالا فرمانده ارشد همان مدیریت ارشد خواهد بود که تام الاختیار می باشد ) .
• مشخص نمودن فرمانده عملیات مستقر در محل حادثه ، مسئولیت ها واختیارات .
• تهیه طرح های عملیاتی برای مقابله .
• جمع آوری اطلاعات اضطراری مورد نیاز (شامل عوامل بحران ساز، پتانسیل های پاسخگویی و ….)
• تهیه و بروزآوری نقشه های اضطراری سایت .
• مشخص نمودن تعداد پرسنل حاضر در محل حادثه .
• تعریف ارتباطات درون و برون سازمانی .
• مشخص نمودن سخنگوی سازمان در مواقع بحران .
• مشخص نمودن محل مرکز فرماندهی عملیات .

نهایتاً تشکیل و سازماندهی کمیته بحران و داشتن الگویی مناسب جهت واکنش در شرایط اضطراری بهمراه انجام تمرینات دوره ای مدوام می تواند عواقب ناشی از این بحرانات را تا حد قابل توجهی کاهش دهد .

این چک لیست از 31 سوال تشکیل شده است که تمام جوانب واکنش  در شرایط اضطراری را مورد بررسی قرار داده است با بررسی این سوالات هم از نکات ایمنی و هم از نقاط حساس و آسیب پذیر در شرایط اضطراری آگاهی پیدا می کنید.

حتما بخوانید:

⇐ برنامه بهداشت و درمان در شرایط اضطراری (EOP)

⇐  مديريت بحران و واكنش در شرايط اضطراری

⇐ ایمنی در برابر آتش سوزی و خروج اضطراری