چک ليست مميزی داخلی

چک ليست مميزی داخلی

علاوه بر محتوای چک لیست زیر فایل ورد چک لیست ممیزی داخلی در انتها پیوست شده است.

نام واحد ممیزی شده : ……………………..     تاریخ انجام ممیزی ………………..     مکان انجام ممیزی …………………..

نام فرد مصاحبه شده : ………………………     عنوان سمت ………………………     اعضای تیم ممیزی : …………………

بخش اول :

گام اول: با دریافت برنامه ممیزی با رابط  واحد سازمانی  جهت برنامه ریزی زمان انجام ممیزی و ملاقات با رییس سازمان تماس می گیریم.

گام دوم : زمانی که ممیزی برنامه ریزی گردید یک کپی از چارت سازمانی  (که ممکن است در وبسایت شرکت موجود باشد) و اهداف قابل اندازه گیری آنان را درخواست می نماییم.

مشخص نمایید که چه مدارک و سوابقی را در ممیزی خواهید خواست شماره سند را یادداشت کنید عنوان و تاریخ آن را نیز درج نمایید
شماره سند – عنوان سند – تاریخ سند – ویرایش

آیا مستنداتی را برای ممیزی که شامل الزامات بند 4.2.3 ایزو 9001 باشد را نیز انتخاب نموده اید؟ پاسخ بر اساس شواهد عینی :  q بلی  q خیر (نیازمند اقدام اصلاحی) q فرصت بهبود

• در خلال ممیزی رویه های رویه های ممیزی را با یک فرد مناسب مرور نمایید.
• گام چهارم : اهداف قابل سنجش را مرور نمایید.
• گام پنجم : نمودار سازمانی را مرور نمایید واحدها و روسای مربوطه را شناسایی نمایید و محدوده ممیزی که می خواهید مورد بررسی قرار دهید را شناسایی نمایید.
• گام ششم : سوابق قبلی ممیزی واحد (هم داخلی و هم خارجی) را مورد مرور قرار دهید.
  • آیا جایی عدم انطباق یا فرصت بهبود یافت شده بود ؟ q بلی   q خیر
  • اگر پاسخ بلی می باشد صحت و سقم شواهد اقدام اصلاحی انجام شده از سوی واحد مربوطه را مورد بررسی قرار دهید.
•  گام هفتم: سه محدوده در سازمان باید مورد بررسی قرار گیرد : رهبری ارشد – مدیریت و سرپرستان – کارکنان

تمام 21 سوال تهیه شده در چک لیست بایستی از رهبری ارشد سازمان پرسیده شوند. نام فرد مربوطه و عنوان سمت سازمانی را یادداشت نمایید.

رهبر سازمان / واحد را از مناطقی که قصد بازدید از آن را دارید مطلع نمایید و از وی بخواهید شما را به مدیر مربوطه معرفی نماید.

• گام نهم : از مدیران و سرپرستان باید سوالات 1 تا 5 پرسیده شوند. همچنین می توانید تعداد دیگری سوال از چک لیست انتخاب نمایید.
• گام دهم : با تکمیل ممیزی اگر هنوز خلاصه ممیزی را تکمیل ننموده اید به نماینده مدیریت اطلاع دهید که ظرف دو یا سه روز کاری آن را برایشان تهیه خواهید نمود. به علاوه یک جلسه با مدیریت ارشد سازمان داشته و به آنان از نتایج ممیزی مطلع نموده و بازخورد دهید.
• گام 11 – به محض تکمیل خلاصه ممیزی نسخه اصلی از آن را به هماهنگ کننده و یک کپی از آن را واحد مدیریت تحویل نمایید.

بخش دوم

1- نمودار سازمانی 5.5.1
1-1 آیا سازمان دارای نمودار سازمانی می باشد ؟ ( بررسی تاریخ )
1-2 آیا همه کارکنان به نمودار سازمانی دسترسی دارند ؟
نکات : …………………………………………………………….

2- بیانیه ماموریت : 5.3
2-1 – در طول دوره ممیزی یک کپی از بیانیه / اهداف  سازمان  را درخواست نمایید.
نظامنامه کیفیت واحد سازمان
2-2 – آیا نماینده واحد می تواند نقش واحد خودش را در تکمیل ماموریت سازمان به درستی بیان نماید؟
2-3 – آیا همه کارکنان به آن دسترسی دارند؟
2-4 – از نماینده واحد سوال کنید که آیا همه کارکنان می توانند نحوه مشارکت شان را در انجام ماموریت سازمان   بیان کنند؟
نکات : …………………………………………………………….

3- اهداف قابل سنجش : 5.3
3-1 : آیا شواهدی از اهداف قابل سنجش وجود دارد؟
3-2- اگر بله چه نتایجی از اهداف قابل سنجش تولید شده است؟
آیا نماینده واحد می تواند این  نتایج را بیان نماید؟
3-3- نماینده واحد باید در حدی باشند؟ درصد افزایش؟
3-4- آیا نماینده واحد می داند آیا به اهداف رسیده اند؟ توضیح
3-5 – اگر به اهداف نرسیده اند می توانند دلیل آن را بیان کنند ؟ و برنامه آنان برای تغییر نتایج چیست؟
3-6- در کنار اهداف نوشته شده آیا آنها در یک نمودار نیز آمده اند؟
3-7- آیا واحد یک برنامه عملی برای رسیدن به اهداف قابل سنجش دارد؟
3-8- آیا اهداف قابل سنجش با همه کارکنان درمیان گذاشته شده است؟
3-9- آیا همه کارکنان قادرند تا اهداف قابل سنجش واحد را بیان کنند وآیا از نقش خود در دستیابی به این اهداف مطلعند؟
نکات : ………………………………………………………….

4- دقایق جلسات
4-1- در طول ممیزی کپی جلسات با پرسنل را بخواهید
4-2- آیا سوابق برگزاری جلسات نگهداری می شود؟
4-3-  آیا شواهدی وجود دارد که این جلسات پیشنهاد کارکنان – اقدام اصلاحی پیشگیرانه و اهداف بهبود مستمر را شامل می شود؟
نکات : ………………………………………………………….

5- پیشنهادات و بازخورد کارکنان
5-1- آیا فرایندی برای بیان پیشنهادات و بازخور گفتن از کارکنان وجود دارد؟
5-2 – آیا نماینده واحد شواهدی از چگونگی گرفتن پیشنهاد و بازخورد از کارکنان بیان نماید؟
5-3- آیا همه کارکنان از فرآیند اقدام اصلاحی آگاهند؟
نکات : …………………………………………………………..

6- اقدام اصلاحی, اقدام پیشگیرانه, بهبود مستمر
6-1 – چه شواهدی وجود دارد که اقدام اصلاحی, اقدام پیشگیرانه برانگیخته و تشویق می شود ردگیری می شود
6-2- آیا نماینده واحد می تواند شواهدی از شیوه های بهبود در واحد خود ارایه نماید؟
نکات : ……………………………………………………………

7- آشنا سازی کارکنان جدیدالاستخدام با شرکت
7-1 آیا واحد دارای برنامه آشنا سازی کارکنان جدیدالاستخدام با شرکت می باشد؟
7-2 – آیا شواهدی برای موضوع فوق وجود دارد؟
نکات : ……………………………………………………………

8- روش های اجرایی واحد
8-1- آیا هر شغل دارای رویه های مستند شده یا راهنمای انجام کار می باشد؟
8-2 – آیا کارکنان از روشهای اجرایی مکتوب  استفاده می نمایند؟
نکات : …………………………………………………………….

9- آموزش
9-1- آیا از اثربخشی آموزش های داده شده به پرسنل اطمینان حاصل می شود؟
9-2- آیا شواهدی از سوابق آموزش پرسنل وجود دارد؟
9-3- آیا کسی در واحد آموزش های مرتط با ایزو را دیده است؟
9-4- آیا برای هر شغل شرح شغل وجود دارد؟
9-5 – آیا شواهدی از ارزیابی های پرسنل و ارتباط آن با نیازهای آموزشی برای اطمینان از شایستگی های مورد نیاز در واحد دیده می شود؟
نکات : ……………………………………………………………..

10- داده های پاسخ به حوادث
10-1 در طول برنامه ممیزی یک کپی از برنامه آمادگی در برابر شرایط اضطراری را درخواست نمایید
10-2 – آیا به اطلاع پرسنل مربوطه رسانیده شده است؟
10-3- آیا نماینده واحد می تواند شواهدی از اینکه توانسته خطرات را به حداقل برساند ارایه نماید؟
نکات : ……………………………………………………………..

11- استفاده از ماشین ها, ابزارها، کامپیوترها
11-1- در طول دوره ممیزی در جستجوی شواهدی از نظارت و سنجش دستگاه های (اگر کاربرد داشته باشد) مورد استفاده برای اطمینان از خصوصیات از پیش تعیین شده محصول یا خدمت مشخص شده باشید. (بحث کالیبراسیون)

11-2-آیا سوابق و مستنداتی از آزمایش و نظارت مستمر یا نگهداری این تجهیزات وجود دارد؟
نکات : …………………………………………………………….

12- کنترل مستندات
12-1- در طول ممیزی آیا به مدارکی برخورده اید که خوانا ؛ قابل شناسایی و بازیابی نباشد؟ (اگر جواب بلی است در عدم انطباق یا فرصت بهبود درج نمایید.) نام سند – محل و هر اطلاعات دیگری از اسنادی که شامل شرایط فوق باشد را به شرح زیر یادداشت نمایید.
12-2- فرصت بهبود / عدم انطباق عنوان سند و محل / شماره سند و ویرایش و تاریخ
نکات : ……………………………………………………………..

13- بازخورد مشتری / رضایت :
13-1- آیا نماینده واحد می تواند شواهدی از اینکه آنان چگونه بازخورد  مشتری / رضایت را بدست می آورند ارایه نماید؟
13-2-  آیا نماینده واحد می تواند شواهدی از اینکه آنان با چه اعمالی   که به مرتبط به اخذ  بازخورد  مشتری / رضایت باشد را بدست می آورند ارایه نماید؟
نکات : …………………………………………………………….

14- تجزیه و تحلیل داده ها:
14-1- آیا نماینده واحد می تواند شواهدی از داده هایی که در ارتباط با بهبود کارایی و اثربخشی و رضایت مشتریان واحد باشد ارایه نماید؟
14-2- آیا نماینده واحد می تواند شواهدی از اینکه چگونه اطلاعات مورد استفاده واقع می شوند تا منشا تصمیمات منجر به بهبود کارایی و اثربخشی و رضایت مشتریان واحد باشد ارایه نماید؟
نکات : ………………………………………………………………

15- زیرساخت و محیط کار
15-1- آیا نشانه ای از اینکه ساختار جاری (ساختمان ها، فضای کاری، تسهیلات مشترک مانند آب و برق و … تجهیزات فرآیندی) برای انجام مسوولیت های مورد نیاز کافی هستند وجود دارد؟
15-2- آیا نشانه ای از ایمن؛ تمیز و سازمان یافته بودن محیط کار وجود دارد؟
نکات : ………………………………………………………………

16- منابع  مورد نیاز
16-1 : آیا مدیریت واحد منابع مورد نیاز برای انجام ماموریت واحدها را شناسایی کرده است؟ و آیا آن نیازها در ارتباط با مدیریت بالاتر در ارتباط می باشند؟
16-2 – اگر بله … آیا نماینده واحد می تواند شواهد ارایه نماید.
نکات : ……………………………………………………………….

17- صرفه جویی در هزینه یا اجتناب از هزینه:
17-1 – آیا نماینده واحد می تواند شواهدی از تلاش برای صرفه جویی در هزینه ها یا اجتناب از هزینه ارایه نماید؟
نکات : ………………………………………………………………

18- گزارش ماندگاری نیروی انسانی
18-1 – از نماینده واحد بخواهید تجزیه و تحلیل ماندگاری نیروی انسانی در شرکت را به شما ارایه نماید و در صورت ارایه موارد ذیل را بررسی نمایید:

• چه تعداد از کارکنان ظرف 12 ماه گذشته شرکت را ترک نموده اند؟
• علت  شرکت چه بوده است؟
• آنان به کجا رفته اند؟
• چه اقدامی برای ماندگاری نیروی انسانی صورت گرفته است؟

پاسخ و شواهد عینی :
نکات : ………………………………………………………………..

19- بهترین ها و مقایسه:
19-1 – آیا واحد می تواند شواهدی از اینکه چه بخشها و صنایع مشابه دیگری می توانند در بهبود عملکرد واحدشان به آنان کمک کنند بیان نمایند؟
19-2- آیا نماینده واحد می تواند آمار ها نمودارها و یا گزارشاتی که نشان دهنده مقایسه با دیگر بخش های صنعت و یا صنایع مشابه باشد وجود دارد؟
نکات : …………………………………………………………………

20- ارزیابی تامین کنندگان و پیمانکاران:
20-1- آیا نماینده واحد تامین کنندگان و پیمانکاران شان (داخلی و خارجی) را می شناسد؟
20-2- آیا نماینده واحد می تواند شواهدی از نحوه ارتباط با تامین کنندگان شان هم داخلی و هم خارجی برای اطمینان و اطلاع از مواردی که باعث محصول یا خدمت نا منطبق می شوند ارایه نماید؟
نکات : ………………………………………………………………….

21- تحقق خدمت:
21-1- آیا شواهدی از اینکه واحد دارای فرایند تحقق محصولات و خدمات جدید باشد وجود دارد؟
21-2- اگر بلی آیا شواهدی از تحت نظر بودن اقلام زیر در واحد وجود دارد؟

• اهداف قابل سنجش یا الزامات کالا یا خدمت جدید
• فراهم نمودن و استقرار رویه ها ؛ مستندات و منابع خاص مورد نیاز  برای کالا یا خدمت جدید
• بازبینی تصدیق نظارت بازرسی و آزمایش فعالیتها
• تعیین مشخصات کالا یا خدمت جدید و معیارهای پذیرش و مورد قبول بودن
• مدارک مورد نیاز برای فراهم نمودن شواهدی که آن کالا یا خدمت جدید فرآیندش توسعه یافته و کالا یا خدمت جدید الزامات سیستم مدیریت سازمان را برآورده می نماید؟

نکات : …………………………………………………………..

بخش سوم : سوالات سطح 3 کارکنان

رویه های انتخاب شده را با فرد مناسب مرور نمایید.
نام ……………         عنوان سمت ………………    رویه یا  روش اجرایی  مرور شده ……………………

آیا کارکنان قادرند به روش اجرایی اشاره کنند و به آن دسترسی دارند؟ بلی – نه (عدم انطباق) – فرصت بهبود
آیا کارکنان طبق روش اجرایی عمل می کنند؟ بلی – نه (عدم انطباق) – فرصت بهبود

نکات : …………………………………………………………..

22- سوالات سطح کارکنان :

• 22-1- آیا شما می توانید به خلاصه ای از خط مشی کیفیت (بیانیه ماموریت) اشاره نمایید؟
  کارمند 1 – کارمند 2- کارمند 3
• 22-2- آیا شما می توانید توضیح دهید که شغل شما چه ارتباطی با دستیابی به اهداف سازمان یا واحد دارد؟
  کارمند 1 – کارمند 2- کارمند 3
• 22-3-  آیا شما مدرک نوشته شده ای که بیان کننده وظایف شغلی شما باشد در اختیار دارید؟
  کارمند 1 – کارمند 2- کارمند 3
• 22-4- آیا ارتباطات موثری با تمرکز بر بهبود فعالیت های مربوطه در واحد وجو دارد؟ اگر بله روشهای آن چیست؟
  کارمند 1 – کارمند 2- کارمند 3
• 22-5- اگر شما پیشنهادی داشته باشید چگونه به سرپرست یا مدیر خود در جریان می گذارید و بازخورد می دهید؟

بخش 4 یافته های ممیزی

23- آیا عدم انطباق مشاهده شد؟
نه
بلی

24- لیست عدم انطباق ها را در جدول زیر بنویسید :
سوال – توصیف عدم انطباق – اقدام اصلاحی

25-  گزارش ممیزی داخلی : تاریخ تکمیل و تایید :

• نام و نام خانوادگی سر ممیز :
• نام و نام خانوادگی   و امضا و تاریخ جهت ممیز 1 و 2 و 3 …
• نام و امضا نماینده مدیریت جهت تایید :
• نام و امضای هماهنگ کننده مدیریت :
• نام و امضای نماینده مدیریت :

منبع: http://iso9001.persianblog.ir

حتما بخوانید:

⇐ ممیزی سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت کار

⇐ نمونه چک لیست ممیزی عملیات بهداشت صنعتی

⇐ ممیزی ایمنی

⇐ جزوه دوره ممیزی داخلی سیستم مدیریت HSE