جلسات HSE
جلسات HSE
HSE meetings
ارتباط موثر در خصوص موضوعات HSE عامل بسیار مهمی در ایجاد هماهنگی ، انتقال اطلاعات و همچنین هدایت صحیح سیستم مدیریت HSE می باشد .
ارتباط فرایندی دو طرفه است و نیازمند روش ، زبانی و بیانی ساده و مناسب ، برگزاری جلسات و کمیته های HSE از موثرترین راه های برقراری و توسعه فرهنگ HSE سازمانی محسوب می شود .
- هدف از برگزاری جلسات HSE به شرح زیر می باشد :
- ابراز و اثبات تعهد مدیریت نسبت به مباحث HSE .
- ایجاد تعهد ، جوابگوی و مسئولیت پذیری در میان افراد ذیربط .
- برقراری مکانیسمی برای ارائه پیشنهادات و راه کارهای سازنده HSE در سازمان و بحث و تبادل نظر در خصوص آنها .
- بهبود روش های اجرایی و دستورالعمل ها .
- ارائه تجربیات برگرفته از اجرای برنامه های HSE و فعالیت های مشابه .
- ارتباط دقیق و سریع تر با مشکلات برون سازمانی و تبادل نظر در خصوص شرایط اضطراری و پیش بینی تمهیدات لازم .
- مرور فرایند شناسایی خطرات و مدیریت ریسک و برنامه ریزی برای فعالیت های جدید .
- مرور نتایج بازرسی ها و ممیزی ها HSE .
- مرور اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی برای توسعه و بهبود عملکرد HSE .
- ارزیابی گزارش های دریافتی در خصوص شرایط نا ایمن ، عدم انطباق ها ، رویدادها ، بازرسی ها و ممیزی ها و بررسی راه کارهای مناسب .
- ارزیابی کفایت آموزش های HSE ( کمی و کیفی )
- ارزیابی عملکرد HSE و میزان انطباق سیستم مدیریت HSE با خط مشی و اهداف راهبردی سازمان .
2 . یک روش اجرایی برای تعیین سطح و فواصل زمانی برگزاری جلسات ، معرفی افراد مسئول و مرتبطی که بایستی در جلسات حضور یابند ایجاد و برقرار کنید .
- جلسات HSE معمولا به شرح فواصل زمانی و سطوح زیر تشکیل می گردند:
- جلسات توجیهی پیش از شروع کار و در بدو اعطای قرارداد .
- کمیته حفاظت فنی و بهداشت کار .
- جلسات روزانه .
- جلسات هفتگی .
- جلسات ماهیانه .
- جلسات بررسی شرایط کاری خاص و اضطراری قبل از اجرای کار و ارزیابی تمهیدات مرتبط با ریسک های جدید .
- جلسات ارزیابی و آنالیز رویدادها و مرور اقدامات پیشگیرانه و کنترلی .
- جلسات بررسی شرایط اضطراری
- جلسات بررسی نتایج بازرسی ها و ممیزی ها ( داخلی و خارجی )
- جلسات بازنگری مدیریت ( سالانه )
- برای جلسات زمان شروع و پایان مشخص نمایید و سعی کنید در بازه زمانی تعیین شده جلسه را به اتمام برسانید .
- برای تقویت نگرش ها و رفتارهای مثبت و سازنده با تخصیص زمان مناسب برای نفرات حاضر ایجاد انگیزه نمایید .
- سعی کنید مواردی که قرار است در جلسه مطرح گردند به روز باشند .
- یک نفر را به عنوان رییس جلسه انتخاب کنید که توانایی مدیریت و شیوه بیان مناسبی داشته باشد و در عین حال به لحاظ فنی نیز به موضوعات مطرح در جلسه تسلط کافی داشته باشد .
- همواره به یاد داشته باشید که هدف از برگزاری جلسه مقایسه شخصی افراد نیست بلکه ارزیابی عملکردها است . با تشویق کارهای مثبت انجام شده ، در میان حضار ایجاد باور و انگیزه نمایید .
- اگر میزبان جلسه شما هستید قبل از دیگران در محل حاضر باشید و مقدمات جلسه را فراهم نمایید .
- بعد از پایان جلسات ، صورتجلسه تهیه گردد و به کلیه ی اعضای شرکت کننده و مسئولین ذیربط توزیع گردد . در همین راستا توصیه می گردد :
- لیست اسامی نفرات شرکت کننده در جلسه ذکر گردد .
- اسامی نفرات و یا بخش های مسئول برای اقدام در خصوص بندهای مرتبط با ایشان با ذکر بازه زمانی معین مشخص گردند .
- زمان ،مکان و هدف از برگزاری جلسه مشخص گردد .
- صورتجلسه به زبانی ساده و کامل تهیه گردد .
- مواردباقیمانده از صورت جلسات قبلی یادآوری و در متن صورتجلسات جدید تکرار گردند .
- در پایان تاریخ و مکان برگزاری جلسه بعدی تعیین وو تصویب گردد .
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.