پاورپوینت مستند سازی در سیستم مدیریت HSE

پاورپوینت مستند سازی در سیستم مدیریت HSE

مفهوم مستند سازی:

مستندسازی مانند بسیاری از واژه‌های متداول در مدیریت، از مفاهیم متداول و تخصصی متفاوتی برخوردار است. لغت نامه دهخدا واژه مستند را به این صورت تعریف میکند: مستند (اسم مفعول عربی)؛ کسی که پناه به او برده می شود .

همچنین، فرهنگ انگلیسی به فارسی هزاره نیز، در مقابل واژه «داکیومنتی‌شن» معنای استناد، ارائه سند و جمع آوری اسناد را قرار داده است.

منظور از مستندسازی طرح ها و فعالیت های مشخص سازمانی، بررسی اقدامات انجام شده و مقایسه وضعیت موجود با آنچه که انجام آن پیش‌بینی شده و در نهایت، تعیین دلایل عدم تطبیق عملکرد با برنامه های مربوطه. در واقع، این فعالیت با ثبت و تدوین دقیق اطلاعات مربوطه به اقدامات انجام شده و مقایسه آن با برنامه ها سروکار دارد.

در عصر اطلاعات، سازمان‌های موفق برای بهبود عملکردشان، در حال گذر از دورۀ انباشت دانش فردی و حرکت به سمت نگهداری دانش برای منفعت جمعی می باشند. به طوری که چنین حرکتی منجر به ثبت نظام مند سوابق و تجربیات ارزشمند و تسهیم مناسب آن با کارکنان در سطوح مختلف سازمانی گردیده و مزایای متعددی نظیر صرفه جویی در زمان، جلوگیری از تکرار روشهای غلط قبلی و همچنین، ممانعت از هزینه های مجدد سخت افزاری و نرم افزاری برای دستیابی به یک تجربه و یا واقعه را به همراه خواهد داشت

مستندسازی فرآیندها و تجربیات شکل‌گرفته، معیاری برای محک‌زدن درجه اعتبار و اصالت برنامه یا فعالیت ارائه شده محسوب می‌گردد. عامل دیگری که ضرورت مستندسازی را محرز نموده واقعیت خطاپذیری حافظه سازمانی است. به این معنا که مستندات هر فرآیند می‌بایست به گونه‌ای ارایه گردد تا با احراز اطمینان از درستی آنها اعتبار برنامه تضمین شده و نتایج حاصل از آن برای سازمان قابل اعتماد باشد. متأسفانه در سال‌های اخیر، مستند‌سازی فعالیت‌ها به صورت هدفمند و روش‌مند مورد توجه واقع نشده است. این امر موجب گردیده تا اطلاعات و روشهایی که در فرآیندهای سازمانی از آنها بهره برداری شده و به عنوان پشتوانه برنامه مطرح گردیده اند، چنان پراکنده شوند که کمتر برنامه ریزی قادر باشد در مراجعات بعدی راه پُرنشیب و فراز کسب اطلاعات، گردآوری داده ها و طبقه بندی آنها را به آسانی طی نماید.

به طور کلی تجربیات به کار ها و رویدادهای گذشته باز می گردند شاید بتوان گفت که بزرگترین وجه تمایز انسان با سایر موجودات در یادگیری از تجربیات گذشته است.انسانهای یادگیرنده امروز از مجموعه تجربیات و علوم وتمدنهای گذشتگان بهره می گیرند تا از سطح بالاتری از تجربیات و علوم برخوردار باشند فراتر از گذشتگان خود بیندیشند و همیشه به دنبال تغییر اصلاح تکامل افکار و رفتار خود باشند اهمیت این موضوع به حدی است که بسیاری از پژوهشگران  و دانشمندان یادگیری از طریق تجربه را مورد تاکید قرار داده اند از نظر این دسته از صاحب نظران مجرب و متخصص به کسانی اطلاق می شود که در زمینه های خاص از دانش عمیق برخوردارند با تمرین و تجربه آموخته اند و در مقاطع خاص به دلیل بروز شرایط خاص در عمل آزموده و آبدیده شده اند

دانش و تجارب کارکنان یک سازمان به عنوان مهمترین سرمایه های سازمان به شمار می آید که حفظ و انتقال این دانش ارزشمند در قالب مستندسازی، یک ضرورت است. بر این اساس مطالعه حاضر به بررسی نقش مستندسازی در مدیریت دانش سازمانی به عنوان ابزاری ضروری برای تبدیل دانش نهان به آشکار و به اشتراک گذاری تجارب می پردازد.

مستندسازی شامل ثبت و ضبط چگونگی اجرای گام به گام یک پروژه، پژوهش و فرایند یک کار است. در گذشته مستندسازی بیشتر شامل نوشتن بود. امروزه مستندسازی و تولید محتوای الکترونیکی با هم به کار برده می شوند، زیرا مستندات را می توان به شکل نسخه های الکترونیکی تهیه کرد. در این صورت انتقال آن ها به دیگران، با توجه به امکانات ارتباطی فناوری اطلاعات، سریع تر خواهد بود و ایجاد تغییرات مورد نیاز نیز ساده تر و سريعتر می شود. با استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات و ارتباطات، مستندسازی متن، تصویر، فیلم و … به راحتی امکان پذیر است.

ادامه مطالب زیر را با دانلود فایل پیوستی مشاهده کنید.

• تعریف مستندات

• انواع مستندات

• کاربرد مستندات

• مستندسازی در سیستم مدیریت بهداشت ، ایمنی و محیط زیست

• مستندات نظام مدیریت HSE

• سازمان‌دهي، تعيين مسئوليت‌ها، منابع، استانداردها و مستندسازي

• مستند نمودن نظام مدیریت HSE و کنترل اسناد

• مثال کاربردی مستند سازی در سازمان صنعت ، معدن و تجارت استان سیستان و بلوچستان

حتما بخوانید:

⇐ تشریح الزامات, مستند سازی و ممیزی داخلی سیستم مدیریت HSE

⇐ جزوه دوره مقدماتی مدیریت ایمنی, بهداشت و محیط زیست (HSE)