نمودار استخوان ماهی

نمودار استخوان ماهی

 

تکنیک ایده پردازی با نمودار استخوان ماهی، روشی بسیار سودمند برای شناسایی مسائل است. نمودار استخوان ماهی که گاهی به آن نمودار ایشیکاوا می گویند توسط پروفسور کائورو ایشیکاوا از دانشگاه توکیو در سال 1960 با هدف قاعده مند کردن پروسه کنترل کیفیت طراحی شد. هدف اصلی این تمرین، شناسایی و تهیه ی فهرستی از کلیه ی علل احتمالی مساله ی مورد نظر است که توسط افراد به تنهایی نیز قابل استفاده است.

دلیل نام گذاری این فرایند به “استخوان ماهی” روش منحصر به فرد جمع آوری اطلاعات است که به صورت بصری مرتب می شود. هنگامی که مساله و علل آن ثبت می شود، نموداری تشکیل می گردد که شبیه به اسکلت ماهی است. مساله در داخل دایره و در سمت راست برگه ی کاغذ نوشته می شود. یک خط مستقیم به سمت چپ کشیده می شود که بیشتر شبیه به ستون فقرات ماهی است.

گام بعدی ترسیم ساقه ها یا به عبارتی تیغ های ماهی با زاویه 45 درجه متصل به خط ستون فقرات است. در پایان هر یک از این ساقه ها علل مساله نام برده می شود که می توان از طریق طوفان فکری به آن پرداخت.در صورت لزوم می توان ساقه های اضافی به آن افزود. برای تحلیل بیشتر هر علت می توان به هر ساقه شاخه هایی را افزود. علل که دارای حداقل پیچیدگی هستند باید با کمترین فاصله نسبت به سر ماهی و عللی که دارای بیشترین پیچیدگی هستند در قسمت دم ماهی، و علت هایی که بینابین هستند به صورت یک زنجیره ی پیوسته و از کمترین پیچیدگی به بالاترین پیچیدگی از سر ماهی تا دم ماهی نوشته می شوند.

در استفاده های صنعتی از تکنیک استخوان ماهی، علل اصلی تأثیر گذار بر خروجی مسأله، معمولا شامل این موارد است:

1. افراد: تمام افرادی که در طی پروسه تأثیرگذار هستند.
2. روش: شامل روش های تولید، روش انجام پروسه، قوانین، عادت ها و …
3. ماشین: تمام وسایل شامل دستگاه ها، رایانه و… که در انجام یک پروسه موثر هستند.
4. مواد: مواد خام، جنس اجزاء، قطعات و…
5. روش اندازه گیری: در نمودارهایی که به منظور کنترل کیفیت، ايمني و … تشکیل می شود اهمیت پیدا می کند.
6. شرایط محیطی: شامل زمان، مکان، وضعیت محیطی، دما و حتی موضوعاتی همچون فرهنگ و…

نمودار استخوان ماهی را می توان طی بیش از یک جلسه، از طریق طوفان فکری بررسی نمود. ایشیکاوا این فرایند را به عنوان فرایندی که «مساله خود را روی سر ماهی می نویسید و بعد یک شبه آن را می پزید» توصیف می کند. پس از تکمیل نمودار، فرد یا گروه ساقه ها و شاخه ها را تجزیه و تحلیل می کند تا مساله یا مسائل واقعی که نیاز به حل دارند را مشخص سازد. اگر ابتدا مسائل ساده تر بررسی شوند، می توان قبل از پرداختن به مسائل پیچیده تر، آن ها را کنار گذاشت. اگر فرد یا حل کنندگان مساله به این نتیجه برسند که علل معینی مهم تر از علل دیگر هستند، در مرحله ارائه راه حل های مختلف حل خلاق مساله، به این علت های مهم تر توجه بیش تری نشان داده خواهد شد.

نمودار استخوان ماهی به چند دلیل برای شناسایی مسائل و يا خطرات سودمند است:

1. حل کنندگان مساله را به بررسی تمامی اجزای مساله قبل از تصمیم گیری تشویق می کند.
2. به نمایش روابط بین علل و اهمیت نسبی آن علل کمک می کند.
3. به شروع فرایند خلاق کمک می کند زیرا توجه فرد یا افراد را معطوف به مساله می سازد.
4. به شروع یک توالی منطقی برای حل مساله کمک می کند.
5. به افراد کمک می کند تا به جای تأکید بر بخش کوچکی از مسأله (محدود نگری)، کل مسأله را ببینند (کل نگری).
6. روشی رابرای کاهش حیطه مساله به دست می دهد و به جای مسائل پیچیده، مسائل ساده تر را حل می کند.
7. به افراد کمک می کند به جای این شاخه و آن شاخه پریدن، روی مساله واقعی تمرکز کنند.

خلاصه مراحل:

1. مساله را در قسمت راست کاغذ بنویسید و آن را با یک دایره محصور نمایید.
2. یک خط مستقیم به سمت چپ که همان ستون فقرات است ترسیم نمایید.
3. ساقه ها یا به عبارتی تیغ های ماهی را با زاویه 45 درجه نسبت به ستون فقرات بکشید.
4. از طریق جلسه های طوفان فکری، علل مساله را بررسی و در قسمت انتهایی هر ساقه بنویسید.
5. در صورت لزوم، ساقه ها و ساقک های اضافی را ترسیم کنید.
6. علل پیچیده تر را در قسمت دم ماهی و علل ساده تر را در قسمت سر ماهی فهرست بندی کنید.

 

علت و معلول: نگاهی به گذشته

تجزیه و تحلیل علت و معلول معمولا برای درک این مسئله استفاده می‌شود که چرا چیزی درست پیش نرفته است. محصول‌تان با شکست مواجه شده است، مشتریان‌تان دل‌زده شده‌اند، پول و منابع مالی شما در حال هدر رفتن است. اما چرا؟ همه چیز تا سه ماه پیش خوب کار می‌کرد. با تجزیه و تحلیل فرآیند تولید، شاید بتوانید دلایل بروز مشکل را مشخص کنید. به محض اینکه فهمیدید موضوعات کجا نهفته شده‌اند، می‌توانید با آنها روبرو شوید و سیاست‌هایی را در پیش بگیرید که مانع تکرار مجدد چنین موضوعاتی می‌شوند.

همچنین این نوع از تجزیه و تحلیل می‌تواند کمک‌تان کند که نتیجه‌ی مثبت را تکرار کنید. برای مثال در ماه جاری، برای نخستین بار، گروه‌تان از اهداف از پیش تعیین‌شده‌ی فروش (هدف گذاری فروش) فراتر رفته است. چه چیزی مسبب این قضیه شده است؟ گفتن اینکه «شانس آوردیم» راحت است، ولی ما اغلب اوقات شانس‌مان را خودمان می‌سازیم یا حداقل آن را تقویت می‌کنیم. پس عناصری که باعث مؤثرتر بودن فروش این ماه نسبت به گذشته شده‌اند، چه بوده‌اند؟

 

علت و معلول: برنامه‌ریزی برای آینده

اگر چه تجزیه و تحلیل علت و معلول معمولا برای فهم آنچه که قبلا اتفاق افتاده است، استفاده می‌شود (به منظور اجتناب از اتفاق دوباره‌ی آن)، اما می‌تواند برای کمک به برنامه‌ریزیِ آینده هم مورد استفاده قرار گیرد. چگونه؟ به جای تلاش برای توضیح پیامد فعلی، می‌توانیم نتیجه‌ی مطلوبی را تعیین کنیم و بعد عناصری را که برای رسیدن به آن نتیجه لازم هستند، تجزیه و تحلیل کنیم. به محض آنکه تصویر روشنی از ملزومات به دست آوردید، ایجاد یک برنامه عملیاتیکه احتمال موفقیت بالایی داشته باشد، آسان می‌شود.

از آنجا که فرآیند تجزیه و تحلیل شامل تقسیم کردن کل به مجموعه‌ای از اجزای کوچکتر است، می‌توانید در طی فرآیند تجزیه و تحلیلِ علت و معلول، برای تعیین اینکه چه کسانی باید مسئولیت کدام بخش‌هایی از این پروژه را بر عهده بگیرند، از چارت استفاده کنید. اگر زمان کافی و مناسبی را روی این فرآیند صرف کنید، حتی فرصت این را خواهید داشت که لیستی از کارهای مورد نیاز را برای اعضای مختلف گروه پروژه تهیه کنید.

 

نحوه‌ی اجرای تجزیه و تحلیل علت و معلول

تجزیه و تحلیل علت و معلول، آن‌طور که امروزه در کسب‌وکار به کار گرفته می‌شود، یکی از چندین طرح ابتکاری ژاپنی‌ها به قصد بهبود کیفیت و کنترل کیفیت است. این فرآیند با استفاده از نمودار ایشیکاوا یا نمودار استخوان ماهی انجام می‌شود. به این دلیل این نمودار را استخوان ماهی نامیده‌اند که شبیه اسکلت ماهی است. نمودارهای ایشیکاوا طی دهه‌ی ۱۹۶۰ میلادی توسط کائورو ایشیکاوا (Kaoru Ishikawa) که مسئول کنترل کیفیت فرآیندها در شرکت کشتی‌سازی کاوازاکی (Kawasaki Shipyard) بود، طراحی شدند.

رویکرد نمودار استخوان ماهی برای تجزیه و تحلیل علت و معلول، از نمودار استانداردی برای تقویت طوفان فکری و ارائه‌ی بصری یافته‌ها استفاده می‌کند. وقتی نمودار کامل می‌شود، می‌توان یافته‌ها را با هم تجزیه و تحلیل کرد و مهم‌ترین عواملی را که در حل مسئله یا رسیدن به موفقیت دخیل هستند، تعیین کرد. شناسایی مسئله یا هدف، طوفان فکری، تجزیه و تحلیل و در نهایت توسعه‌ی برنامه‌ی عملیاتی، چهار گامِ تجزیه و تحلیل علت و معلول هستند.

 

گام ۱: مسئله یا هدف را شناسایی کنید

اگر قرار است این فرآیند با موفقیت به پایان برسد، کل گروه باید سر آن به توافق رسیده باشند. هدف یا مسئله‌ی موردنظر را روی سرِ ماهی بنویسید. هدف گروه باید اطمینان از تکمیل گزارشات فروش در بازه‌ی زمانی مشخصی در پایان هر ماه باشد. همین که کل گروه با این مورد موافقت کرد، تسهیل‌کننده یا مدیر جلسه، خطی می‌کشد و مستطیل یا «سر ماهی» را هم در امتداد آن قرار می‌دهد. هدف نهایی در این مستطیل نوشته می‌شود.

گام ۲: طوفان فکری انجام دهید

برای اینکه گروه فروش، مدیران و تهیه‌کنندگان گزارش با هم کار کنند و گزارش‌های موردنیاز را در بازه‌های زمانی مشخصی ایجاد کنند، چه باید کرد؟ اغلب اوقات آغاز کار با شش حوزه‌ی عمومی که احتمال تأثیرگذاری بیشتری روی اکثر پروژه‌‌های کسب‌وکاری دارند، مفید است؛ اینها استخوان‌های اصلیِ ماهی را تشکیل می‌دهند.

• مدیریت
• تجهیزات
• مواد
• افراد
• فرآیند
• محیط

اما لازم نیست حتما از همین شش حوزه استفاده کنید، گزینه‌های دیگری هم وجود دارند:

• ۴M: روش‌ها (Methods)، دستگاه‌ها (Machines)، مواد (Materials)، نیروی انسانی (Manpower)
• ۴P: مکان (Place)، رویه (Procedure)، افراد (People)، سیاست‌ها (Policies)
• ۴S: محیط (Surroundings)، تأمین‌کنندگان (Suppliers)، سیستم‌ها (Systems)، مهارت‌ها (Skills)

اما حتی اینها هم فقط چند پیشنهاد هستند. بسیاری از سازمان‌ها دسته‌بندی‌های مخصوص به خود را طراحی می‌کنند تا بازتاب‌دهنده‌ی موقعیت‌شان در دنیای واقعی باشند.

 

 

مرحله‌ی دو با طوفان فکری‌ که شامل جزئیات بیشتر و بر اساس دسته‌بندی‌های عمومی است؛ ادامه پیدا می‌کند. چه کسانی برای رسیدن به هدف مورد نیاز هستند؟ هر کدام از جزئیات جدید، با خطی عمود بر استخوان قبلی مشخص می‌شود. همین‌طور که در طول طوفان فکری، جزئیات بیشتری اضافه می‌شوند، استخوان‌های بیشتری هم به این نمودار اضافه خواهد شد. در برخی موارد ممکن است که این نمودار بسیار پیچیده به نظر برسد، چون جزئیات فراوانی وجود دارند که باید مورد توجه قرار بگیرند.

 

گام ۳. نمودار را تجزیه و تحلیل کنید

نمودار را بررسی کنید. آیا نیازها یا نگرانی‌های یکسانی وجود دارند که در جاهای مختلفِ نمودار تکرار شده باشند؟ مهم‌ترین مواردی که بدون آنها مطمئنا شکست خواهید خورد، کدام‌ها هستند؟

همین‌طور که همراه گروه‌تان به نمودار نگاه می‌کنید، احتمال زیادی وجود دارد که قالب‌های اصلی، شروع به ظاهر شدن کنند. آن قالب‌ها را روی استخوان ماهی مشخص کنید و بعد هم روی برگه‌ی جداگانه‌ای سامان‌دهی نمایید. می‌توانید این قالب‌های عمده را به ترتیب اهمیت یا ترتیب وقوع‌شان مرتب کنید.

گام ۴. برنامه‌ای عملیاتی را ایجاد کنید و توسعه دهید

بر اساس نمودار استخوان ماهی و تجزیه و تحلیل‌تان، باید مجموعه‌ی واضحی از اولویت‌ها ظاهر شوند. این اولویت‌ها به شما کمک می‌کنند تا برنامه‌ای را ترتیب دهید که به سرعت اجرایی شود.

آیا تجزیه و تحلیل علت و معلول به کار می‌آید؟

تجزیه و تحلیل علت و معلول هم مانند هر ابزار دیگری در کسب‌وکار، به اندازه‌ی افراد دخیل در آن فرآیند مؤثر است.انجام ضعیف مرحله‌ی شناسایی مسئله و علت‌ها، کار راحتی است، اما اگر اولین بخش از این فرآیند به درستی انجام نشود، نتایج آن فایده‌ی کمتری خواهند داشت. به همین دلیل، داشتن رهبری که با این فرآیند آشنا باشد بسیار اهمیت دارد و بسیار مهم است که افراد دخیل در این تجزیه و تحلیل کاملا مسئله را درک کنند و بتوانند درباره‌ی راه حل‌ها، واقع‌گرایانه فکر کنند.

مقاله‌ای در وب‌سایت «Nursing Times» استفاده از نمودار استخوان ماهی را در تجزیه و تحلیل علت و معلول برای تعیین علت‌های ایجاد صف‌های طولانی در درمانگاه شرح می‌دهد. این فرآیند برای گروه بسیار مؤثر بود و منجر به ایده‌های نوآورانه‌ای همچون «هدف گذاری مورد نیاز برای سیستم پیگیریِ معاینات بیمار» و همین‌طور «انتقال درمانگاه سرپایی به جایی با فضای بیشتر» شد. آنها به محض اینکه به این ایده‌های کلی رسیدند، برنامه‌ی عملیاتی مخصوصی را با وظایف و ضرب‌الاجل‌های مشخصی طراحی کردند. نسخه‌ای ساده‌ شده‌ی نمودارِ آنها را می‌توانید ببینید:

 

چرا این فرآیند این‌قدر خوب کار کرد؟ نویسنده می‌گوید: «داشتن تسهیل‌کننده یا مدیر جلسه، کلید اصلیِ پیشرفت مباحث بود و به گروه اجازه می‌داد که روی مسئله‌ی اصلی تمرکز کنند، در حالی که شخص دیگری جلسه را اداره می‌کرد.» او برخی از ابزارهایی را نیز که طی فرآیند طوفان فکری در گروه استفاده می‌شد، معرفی کرد، از جمله ابزار شش سیگما یا « فرایند پنج چرا» که شامل حرکت از علت‌های ظاهری به سوی مسائلی با ریشه‌ی عمیق‌تر می‌شود.

آیا تجزیه و تحلیل علت و معلول برای گروه ما مناسب است؟

تجزیه و تحلیل علت و معلول می‌تواند ابزار خوبی برای سازمان‌تان باشد یا شاید هم بیش از اینکه مسئله‌ای را حل کند، مشکلات بیشتری ایجاد کند. خلاصه اینکه اگر گروه‌تان فرصت، اختیار، بینش یا رهبریت کافی را برای انجام اثربخش تجزیه و تحلیل علت و معلول نداشته باشد، با این کار فقط وقت خود را تلف خواهید کرد و ممکن است در میان اعضای گروه‌تان تعاملات منفی یا سرخوردگی نیز ایجاد کنید.

برای تعیین اینکه آیا این ابزار برای‌تان مفید است یا خیر، از چک‌لیست زیر استفاده کنید. اگر به بیشتر پرسش‌ها، پاسخ مثبت دادید، احتمالا تجزیه و تحلیل علت و معلول انتخاب خوبی برای شماست.

1. آیا مسئله یا هدفی واقعی دارید که همه‌ی گروه روی آن به توافق برسند؟
2. آیا می‌توانید گروهی را دور هم جمع کنید که درک و اختیار کافی را برای اقدام در جهت حل مسئله یا هدفی مدنظرتان، داشته باشند؟
3. آیا گروه‌تان فرصتی کافی (حداقل چند ساعت) برای شرکت در تجزیه و تحلیل علت و معلول دارد؟
4. آیا تسهیل‌کننده‌ای دارید؟ یا می‌توانید به چنین فردی دسترسی داشته باشید که در برگزاری این نوع از فرآیندهای طوفان فکری‌ تجربه داشته باشد و در عین حال نیازها و پارامترهای خاص سازمان شما را نیز درک کند؟
5. آیا محلی مختص تجزیه و تحلیل علت و معلول دارید؟

اگر فکر می‌کنید آماده‌ی برگزاری تجزیه و تحلیل علت و معلول هستید، تبریک می‌گوییم! شما در مسیری به سوی فرآیندی بهتر‌ برای دست‌یابی به اهداف‌تان قرار دارید.

 

 

حتما بخوانید:

⇐ ابزارهای تحلیل علل ریشه ای روش استخوان ماهی

⇐ کاربرد نمودار علت و معلول (استخوان ماهی)