مدیریت ارتباطات در شرایط اضطراری

مدیریت ارتباطات در شرایط اضطراری

فرمت: pdf   تعداد صفحات: 12

۱. هدف: هدف از تدوین این راهنما حصول اطمینان از گردش صحیح اطلاعات مورد نیاز در صحنه حادثه و اطلاعات مورد نیاز مخاطبان کلیدی شرکت های پتروشیمی در زمان بروز شرایط اضطراری است.

۲. دامنه کاربرد: دامنه کاربرد این راهنما مشتمل بر همه شرکت های پتروشیمی و شرکت های زیر مجموعه شرکت ملی صنایع پتروشیمی است.

۳. مسئولیت ها:

• مسئولیت نظارت عالیه بر پیاده سازی و اجرای این سند بر عهده مدیریت بهداشت، ایمنی و محیط زیست شرکت ملی صنایع پتروشیمی است. در شرکت های زیر مجموعه هلدینگ ها، مسئولیت نظارت بر حسن اجرای این سند بر عهده HSE هلدینگ مربوطه است.
• مسئولیت بازنگری و بروزرسانی این سند بر عهده مدیریت بهداشت، ایمنی و محیط زیست شرکت ملی صنایع پتروشیمی است.
• مسئولیت اجرا و پیاده سازی این سند در تمامی شرکت های ذکر شده در دامنه کاربرد، برعهده مدیریت ارشد آن شرکت است.

۴. منابع و مراجع:

• NFPA 1221, Standard for the Installation, Maintenance, and Use of Emergen- cy Services Communications Systems
• NFPA 1225, Standard for Emergency Services Communications
• Fundamentals of Fire Fighter Skills and Hazardous Materials Response, Fourth Edition

۵. تعاریف:

شرایط اضطراری با اهمیت رسانه ای محدود (Media Limited Impacts Incidents): حوادثی که با توجه به ماهیت حادثه اطلاع رسانی مناسب شرکت و یا اهمیت آن اغلب در سطح گسترده سبب جلب توجه رسانه های رسمی، غیررسمی و مجازی نمی شوند.

شرایط اضطراری با اهمیت رسانه ای زیاد (High Impact Incidents): حوادثی که با توجه به ماهیت حادثه ابهام در اطلاعات حادثه یا اهمیت آن اغلب در سطح گسترده سبب جلب توجه رسانه های رسمی غیر رسمی و مجازی می شوند.

مخاطبان کلیدی (Ke Audiences): طرف های ذی نفع افراد یا گروه هایی که در اثر بروز حادثه یا شرایط اضطراری در سازمان ممکن است تحت تأثیر آن رویداد قرار گرفته یا نیازمند دریافت اطلاعات حادثه باشند.

نگرانی مخاطبان (Audiences Concerns): دل نگرانی یا علاقه هر گروه از مخاطبان کلیدی در خصوص اطلاعات حادثه روی داده را شامل می شود. در هر گروه از حوادث، مخاطبان کلیدی متعددی وجود دارند که نگرانی ها و علایق آنها توسط حادثه ی روی داده مورد تهدید قرار می گیرد.

مرکز اطلاع رسانی شرایط اضطراری (Emergency Communication Center): مرکزی است که به صورت فیزیکی و به دستور مدیر شرایط اضطراری در حوادث بزرگ یا خاص فعال شده و فعالیت های اطلاع رسانی و ارتباطات حادثه از آنجا هدایت می شود. این مرکز می تواند مرکز مدیریت شرایط اضطراری شرکت باشد.

تیم مدیریت اطلاع رسانی شرایط اضطراری (Emergency Communication Team): تیمی متشکل از ارکان رسانه ای شرکت که با هدف پایش، تولید و مدیریت اخبار صحیح حادثه و با مدیریت مدیر اطلاع رسانی شرایط اضطراری (روابط عمومی شرکت) در زمان شرایط اضطراری شکل می گیرد.

تأییدیه شخص ثالث (Third Party Endorsement): در برخی از بحران های با تبعات و پیامدهای اجتماعی لازم است که عملکرد شرکت توسط یک نهاد یا سازمان صلاحیت دار خارجی تأیید شود برای مثال در یک بحران آلودگی محیط زیستی ایجاد شده توسط یک شرکت پتروشیمی تحت کنترل بودن شرایط باید توسط سازمان محیط زیست تأیید شود.

6- مدیریت ارتباطات در شرایط اضطراری

۱-۶. فاز طرح ریزی :

• همه شرکت ها باید برای مدیریت ارتباطات اضطراری و فرایند اطلاع رسانی برون سازمانی در شرایط اضطراری با استفاده از ظرفیت های تیم مدیریت شرایط اضطراری سازوکار اطلاع رسانی در حوادث را شکل داده و سازماندهی کنند. انجام این مسئولیت شامل جمع آوری تولید، انتشار، پایش فیلتر بروزآوری و مستندسازی اطلاعات حادثه برای گروه های درگیر در حادثه مخاطبان کلیدی و مدیریت و اصلاح اطلاعات غلط و عوامل مخدوش کننده در فرایند گردش اطلاعات حادثه است. در حوادثی که اطلاع رسانی برون سازمانی در خصوص حادثه ضروری بوده و در عین حال، نیازی به فعال سازی تیم مدیریت شرایط اضطراری وجود نداشته باشد مسئولیت اطلاع رسانی برون سازمانی بر عهده روابط عمومی (تحت نظارت فرمانده حادثه شرکت و پس از تأیید مدیر شرایط اضطراری شرکت) است.
• هر شرکت پتروشیمی باید فضای مشخصی را در سایت یا وبگاه شرکت برای اطلاع رسانی اخبار مهم و فوری اختصاص دهد.
•  توصیه می شود که هر شرکت پتروشیمی یک شبکه ارتباطی داخلی در فضای مجازی بر مبنای پلتفرم های مورد تأیید برای ارتباطات مدیران ارشد شرکت در شرایط اضطراری راه اندازی کند. از این شبکه برای اطلاع رسانی گروهی در شرایط اضطراری استفاده می شود.
• مدیر تیم شرایط اضطراری شرکت وظایف مدیریت ارتباطات در شرایط اضطراری را مشخص کرده و این مسئولیت را به روابط عمومی شرکت یا فرد صاحب صلاحیت دیگری محول می کند در صورت لزوم (بزرگی یا پیچیدگی حادثه)، مدیر شرایط اضطراری شرکت می تواند یک کارگروه تخصصی را با هدف اطلاع رسانی و مدیریت ارتباطات حادثه ایجاد کند
• همه اعضای تیم مدیریت اطلاع رسانی حادثه باید برای انجام وظایف محوله آموزش های لازم را دیده باشند.
• همه شرکت های پتروشیمی باید حداقل سالی یک مانور دورمیزی با موضوع مدیریت ارتباطات برون سازمانی در شرکت انجام دهد. این تمرین باید بر نحوه مدیریت فضای مجازی و مدیریت اطلاع رسانی برون سازمانی در شرایط اضطراری تمرکز داشته باشد. عملکرد سیستم ها تجهیزات و زیرساخت های ارتباطی باید به صورت دوره ای ارزیابی و بررسی شود.

• واحد HSE با همکاری و هماهنگی روابط عمومی هر شرکت پتروشیمی، باید همه کارکنان شرکت را در خصوص موارد زیر آموزش دهد:

• نحوه اطلاع رسانی بروز شرایط اضطراری به مراکز درون سازمانی
• ممنوعیت عکس برداری و فیلم برداری از حادثه
• ممنوعیت ارسال تصاویر و فیلم های حادثه در فضای مجازی و پیامدهای قانونی آن
• ممنوعیت برقراری تماس های برون سازمانی درباره بروز حادثه
• اقدامات استاندارد و ضروری در زمان بروز حادثه

ادامه مطلب را با دانلود فایل پیوستی مشاهده کنید.

حتما بخوانید:

⇐ الزامات اتاق کنترل آتش نشانی

⇐ الزامات مرکز مدیریت شرایط اضطراری (EOC)

⇐ الزامات مدیریتی و تجهیزاتی ایستگاه های آتش نشانی

⇐ مدیریت مانورها و تمرین های اضطراری