روش اجرایی ممیزی داخلی

روش اجرایی ممیزی داخلی

روش اجرایی ممیزی داخلی

فهرست:

1- تعاریف (ممیزی، ممیزی داخلی و …)

2- مسئوليت ها(معاون تضمين كيفيت، مسئول اداره ممیزی  و …)

3- روش اجرا

• مميزي داخلي سيستم كيفيت
• چک ليست مميزي داخلي
• انتخاب تيم مميزي
•  برنامه ريزي مميزي
• اجراي مميزی
• جلسه افتتاحيه
• مميزي در سايت
• جلسه اختتاميه
• نحوه گزارش و پيگيري نتايج مميزی داخلي
• رفرنس
• فلوچارت مميزی داخلی

هدف: ایجاد و برقراری مکانیزمی جهت انجام ممیزی های داخلی به منظور حصول اطمینان از انطباق سیستم طرح ریزی شده با الزامات سیستم مدیریت ایمنی، بهداشت و محیط زیست و اثر بخشی اجرا و نگهداری سیستم مدیریت بهداشت ، ایمنی و محیط زیست.

دامنه کاربرد: این روش اجرایی در کلیه واحدهای شهرداری منطقه 8 کاربرد دارد.

تعاریف:

• ممیزی: فرآیندی سیستماتیک، مستقل، مستند برای گردآوری شواهد ممیزی و ارزیابی عینی آن به منظور تعیین میزان انطباق و برآورده شدن الزامات و معیارهای ممیزی.
• برنامه ریزی ممیزی: مجموعه ای از یک یا چند برنامه ممیزی برنامه ریزی شده در یک چارچوب زمانی مشخص با هدف دستیابی به منظوری مشخص.
• ممیز: شخص واجد مهارت و شایستگی که توانایی انجام ممیزی را داشته و یک ممیزی را انجام می دهد.
• ممیزی شونده: سازمانی که مورد ممیزی قرار می گیرد.
• اصلاح: انجام اقداماتی به منظور حذف یک عدم انطباق مشاهده شده.
• اقدام اصلاحی: هر گونه اقدامی به منظور حذف علل بروز عدم انطباق های مشاهده شده یا سایر شرایط ناخواسته بالفعل.
• معیارهای ممیزی: مجموعه ای از خط مشی ها، روش های اجرایی، دستورالعمل ها یا نیازمندی هایی که بعنوان مرجع ممیزی مورد استفاده قرار می گیرند.
• شواهد ممیزی: سوابق و فرم های مربوط به مشاهده واقعیات عینی یا سایر اطلاعات مرتبط با معیارهای ممیزی.
• یافته های ممیزی: نتایج حاصل از ارزیابی شواهد ممیزی جمع آوری شده نسبت به معیارهای ممیزی.

روش کار:

1-4 تیم ممیزی
افرادی صاحب صلاحیت به پیشنهاد نماینده مدیریت و تصویب مدیر عامل بعنوان ممیزین داخلی سیستم مدیریت بهداشت ، ایمنی و محیط زیست انتخاب می شوند. از میان ممیزین منصوب شده یک نفر توسط نماینده مدیریت بعنوان سرپرست تیم ممیزی داخلی انتخاب می شود. تیم ممیزی بایستی دارای شرایط زیر باشند:

• آشنایی کافی با فعالیت های شهرداری و مستندات مربوطه داشته باشند.
• آشنایی کامل با اصول ، مبانی و الزامات سیستم مدیریت بهداشت، ایمنی و محیط زیست مورد ممیزی داشته باشند.
• آشنایی با فرآیند ممیزی داشته باشند.

2-4 برنامه ریزی ممیزی داخلی

• ممیزی داخلی هر 6 ماه یکبار صورت می گیرد. برحسب صلاحدید نماینده مدیریت و براساس نتایج حاصل از انجام ممیزی های قبلی، تعداد دفعات ممیزی در طول سال قابل افزایش است.
• سرپرست تیم ممیزی حداقل یک هفته قبل از ممیزی ، برنامه تفصیلی ممیزی داخلی را با هماهنگی اعضا تیم ممیزی و واحد بهداشت، ایمنی و محیط زیست تهیه می نماید که پس از تایید نماینده مدیریت به واحدهای مربوطه ارسال می شود.

در برنامه ریزی ممیزی داخلی به نکات زیر توجه می شود:

• نتایج ممیزی های دوره قبل
• پیچیدگی و اهمیت فعالیت ها
• استقلال تیم ممیزی از واحد ممیزی شونده (ممیزین داخلی می باید فاقد مسئولیت مستقیم در واحد تحت ممیزی باشند).

قبل از ممیزی ، سرپرست و اعضا تیم ممیزی اقدام به تهیه یا بازنگری چک لیست ممیزی می نمایند. چک لیست ممیزی بایستی کلیه الزامات سیستم مدیریت بهداشت ، ایمنی و محیط زیست مستقر را پوشش داده و حتی الامکان حاوی سوالاتی از مدارک و مستندات و فعالیت های شهرداری منطقه 8 باشد.

3-4 انجام ممیزی

ممیزان داخلی براساس برنامه ریزی صورت گرفته و با هدایت و نظارت کامل سرپرست تیم ممیزی، اقدام به ممیزی می نمایند . ممیزان داخلی بر اساس یافته ها و شواهد ممیزی که در چک لیست سوالات ثبت می شود در صورت اطمینان از وجود عدم انطباق ، فرم عدم انطباق ممیزی داخلی را تکمیل نموده و اقدامات اصلاحی مورد نیاز را پس از تعیین در اختیار سرپرست تیم ممیزی قرار می دهند . سرپرست تیم ممیزی گزارش نهایی عدم انطباق ها را به نماینده مدیریت ارسال می نماید. همچنین یک نسخه کپی از عدم انطباق ها در اختیار واحد قرار داده می شود تا اقدامات اصلاحی تعیین شده را اجرا نمایند.

4-4 ممیزی مجدد

ممیزی مجدد (پیگیری عدم انطباق ها) با توجه به مهلت انجام اقدامات اصلاحی توسط تیم ممیزی انجام می شود. در صور تیکه در زمان پیگیری مجدد توسط ممیز اقدامات انجام شده اثر بخشی لازم را جهت رفع عدم انطباق ها و علل مورد نظر نداشته باشد طبق روش اجرایی اقدامات ا صلاحی و پیشگیرانه اقدامات لازم را بعمل می آورد.

5-4 گزارش تحلیلی ممیزی

پس از پایان ممیزی، سرپرست تیم ممیزی نتایج ممیزی را جمع بندی نموده وگزارش تحلیلی ممیزی را تهیه و عدم انطباق ها و علل آن را بصورت آماری مورد بحث قرار می دهد و گزارش را به نماینده مدیریت ارائه می کند تا نماینده مدیریت از آن در تهیه گزارش بازنگری مدیریت استفاده نماید.

5 پیوست :

• فرم عدم انطباق HSE-FO-011-01
• فرم برنامه اجرایی ممیزی داخلی HSE-FO-012-01
• فرم برنامه سالیانه ممیزی داخلی HSE-FO-010-01
• فرم چک لیست ممیزی داخلی HSE-FO-009-04

ادامه مطلب را با دانلود فایل پیوستی مشاهده کنید.

حتما بخوانید:

⇐ جزوه دوره ممیزی داخلی سیستم مدیریت HSE

⇐ تشریح الزامات, مستند سازی و ممیزی داخلی سیستم مدیریت HSE

⇐ چک لیست ممیزی داخلی ساختمان