برطرف كردن نيازمندی های ارگونوميکی به كمک متخصصين برون سازمانی

Help meet the ergonomic needs of external experts

برخي از سازمان ها تمايل دارند كه مداخلات ارگونوميكي مورد نيازشان را با كمك گرفتن از نيروهايي در خارج ازسازمان انجام دهند و تنها متكي به نيروهاي داخلي نباشند. دلايل زيادي براي تصميم گيري در مورد استفاده از سرويس دهي هاي خارج سازماني بشرح زير وجود دارد.ممكن است سازمان:

• فاقد نيروي متخصص در آن زمينه باشد.
• در حال كار روي سفارشي با ضرب العجل غير قابل تغيير بوده و همه ي منابع موجود كاملاً درگير با انجام آن هستند.
• ممكن است تصورشان اين باشد كه يك ارگونوميست در خارج از سازمان روي اين قبيل مشكلات درجاهاي ديگر كار كرده و تجربيات بيشتري دارد.
• ممكن است تصور آنها اين باشد كه متخصصان جديد شايد به گونه اي ديگر به مسئله نگاه كرده و بتوانند مداخله ي بهتري انجام دهند، مخصوصاً اگر اعضاي آن تيم براي مدتي روي مشكل مشابهي كار كرده باشند.
• علاقه مند به كسب تجربيات و اطلاعات جديد در خصوص ارگونومي باشد.
• علاقه مند باشد كه اطلاعات جديدي در خصوص رقباي خود بدست آورد.
• بوسيله ي بازرس كارخانه يا يك بيمه گر مجبور به استفاده از يك ارگونوميست شود.

• سعي بر اين داشته باشد كه با بكارگيري يك متخصص در خارج از سازمان در يك دعوي قضايي برنده شود.
• بر اين باور است كه استفاده از مشاورين خارج سازماني آسان بوده و در دراز مدت مقرون به صرفه نيز مي باشد (بعنوان مثال، استخدام يك كارمند تمام وقت ممكن است كه هميشه مناسب نباشد).

همچنين ممكن است سازمان به دلايل سياسي علاق همند باشد كه از يك مشاور استفاده كند. يك ارگونوميست در خارج از يك سازمان نبايد به دلايل ديگري بجز اهداف ارگونومي بكار گرفته شود و بايد به حل گرفتاري هاي موجود در سازمان كمك نمايد.
دستور العمل زير به بهتر كردن روند برقراري يك ارتباط سودمند با يك مشاور در خارج از هر سازمان كمك خواهد كرد.
1-9 يافتن يک ارگونوميست مستقل (Finding an independent ergonomist)
در خصوص انتخاب مشاور ايمني و بهداشت HSE كتاب كوچك منتشر شده بوسيله ي مي تواند در اين مورد نيز مفيد باشد . چرا كه پيدا كردن متخصص (HSE 1994) ارگونومي نيز فرآيندي بسيار مشابه با پيدا كردن يك متخصص ايمني و بهداشت دار د. براي پيدا كردن و انتخاب مشاوريني با تخصص ارگونومي چندين راه به شرح زير وجود دارد:

• از طريق توصيه نامه (بهترين راه براي تصديق سوابق و تجربيات مناسب يك ارگونوميست مي باشد).
• از طريق انجمن ارگونومي (اين انجمن ليست نامه ي سازمان ها و افراد شايسته و متخصص را در اختيار دارد).
• از طريق كتابي كه محتوي نام، آدرس و خدمات ارائه شده توسط سازمان هاي مختلف مي باشد(كتاب زرد) و همچنين از طريق كتاب راهنماي تلفن محلي .
  بايد عناوين ارگونومي، ايمني و بهداشت يا مشاورين مديريت را جستجو نمود.
• از طريق نمايشگاه هاي تخصصي يا آگهي ها در نشريات و مجلات نوبتي.
• از طريق اينترنت، هم اكنون اكثريت مشاوران داراي سايت اينترنتي هستند.

از آنجا كه علم ارگونومي علم وسيع و چند رشته اي است، انتظار اينكه همه ي ارگونوميست ها در همه ي زمينه هاي اين علم اطلاعات عميقي داشته باشند تصوري غير واقعي خواهد بود. ارگونوميست ها هم مانند متخصصين حرفه هاي ديگر تمايل دارند كه در شاخه اي خاص از اين علم فعاليت داشته باشند. بنابراين نكته ي حائز اهميت اين است كه مطمئن شويم متخصص ارگونومي انتخاب شده مهارت لازم در خصوص برطرف كردن مشكلات سازمان را دارا مي باشد.

2-9 فرآيند تعامل با ارگونوميست های برون سازمانی
1-2-9 مرحله ي اول: تعريف مسئله (Defining the problem)
بايد در تعريف مسئله يا طرح تحقيقاتي از متخصص ارگونومي كمك گرفت . بايستي طرح تحقيقاتي واضح و بدون ابهامي كه در آن از واژه هاي اختصاصي برگرفته شده از منابع معتبر استفاده شده باشد تهيه و تصويب نمود . در واقع چنين طراحي در برگيرنده ي موارد زير خواهد بود:

• آنچه كه انجام خواهد شد.
• چگونه انجام خواهد شد.
• توسط چه فرد يا افرادي انجام خواهد شد.
• در چه زماني انجام خواهد شد.
• چه دست آوردهاي قابل ارائه اي در بر خواهد داشت.
• آيا شرايط و مواردي وجود دارد كه نتوان همزمان به هر دوي آنها پرداخت.

2-2-9 مرحله ي دوم: مشاهده، يادگيری و جمع آوری اطلاعات
بديهي است، با توجه به اقدامات مورد تقاضا و منابع در دسترس، نمي توان حتي دو طرح كاملاً يكسان را پيدا كرد. كارهايي كه در اين مرحله بوسيله ي متخصص ارگونومي انجام خواهد شد متفاوت بوده و بستگي به تفاضاي مشتري دارد.
بعنوان مثال ممكن است خواسته ي مشتري تقاضاي ساده اي در خصوص ارائه دستورالعملي جهت تعيين ارتفاع يك نوار نقاله باشد يا به ارگونوميست مأموريت بدهد كه روي طرح يك كارخانه ي جديد از ابتداي شروع طراحي كار كند.
تقاضاي دومي را بايد در طي فرآيند طراحي و با توجه به فاكتورهاي دخيل در آن انجام داد. وقتي كه يك ارگونوميست روي پروژه ي مشاوره ي ايمني و بهداشت يك سازمان متوسط كار مي كند، معمولاً نقطه ي شروع، تجزيه و تحليل وظايف مي باشد و هدف پي بردن به شرايط واقعي كار است نه برداشت درون سازماني از شرايط موجود.
راه هاي مختلفي براي انجام اين كار وجود دارد اما معمولاً كار به شرح زير انجام مي شود.
• مشاهده ي مستقيم.
• مشاهده ي غير مستقيم با استفاده از فيلم ويديوئي و عكس.
• اندازه گيري هاي گوناگون در ارتباط با:

• ابعاد ايستگاه هاي كار، ماشين آلات، ابزار و تجهيزات؛
• درجه حرارت، نور و روشنايي، ميزان صدا؛
• وزن، حجم و مركز ثقل اشياء؛
• تعداد چرخه هاي كار و مدت زمان آنها.

• مشاوره با:

• همه ي سطوح مديريت و سر پرستي؛
• نمايندگان كارگران و نيروي كار؛
• متخصصان ايمني و بهداشت، بهداشت حرفه اي و صنعتي؛
• دانشمندان، مهندسان، تكنولوژيست ها، معمار ها و طراحان؛
• تخصيص دهندگان، كارپردازان و بازاريابان، كاركنان حسابداري و  فروش.

در صورتي كه مناسب تشخيص داده شود مي توان از پرسشنامه براي ثبت اطلاعات و تكميل سوابق افراد بشرح زير استفاده نمود:

• سطوح كلي رضايتمندي از كار و محيط كار؛
• جزئيات اخبار و گزارشات؛
• وظايف و مشكلات خاص؛
• برداشت هاي كاركنان در مورد انگيزش مديريت؛
• قابل قبول بودن و درجه بندي برخي راه حل هاي پيشنهادي؛
• الگوهاي كار، استراحت هاي كوتاه مدت و چيزهاي ديگري از اين قبيل.

پرسشنامه ها فقط وقتي قابل استفاده مي باشند كه بدرستي طراحي شده و جو اعتماد بر محيط حاكم باشد. در برخي موارد ارگونوميست ها تقاضا خواهند نمود كه بر گستره ي وسيعي از اطلاعات دسترسي داشته باشند. ارگونوميست هاي معتبر تحت يك نظام نامه ي اخلاق و رفتار حرفه اي كار مي كنند، بنابراين سازمان نبايد در خصوص فاش شدن احتمالي اطلاعات حساس اقتصادي خود احساس نگراني نمايد. در اختيار نگذاشتن اطلاعات، فقط به كاهش كيفيت مشاركت آنها خواهد انجاميد. بايد از ارگونوميست تقاضا نمود كه يك توافق نامه ي استاندارد و محرمانه را امضاء كند.

3-2-9 مرحله ي سوم: دستيابي به راه حلها
اكثر ارگونوميست ها پس از جمع آوري اطلاعات، انتظار خواهند داشت كه فرصت معقولي در اختيار آنها گذاشته شود تا به جمع بندي راه حل هاي مربوط بپردازند. حاصل اين مرحله از كار مي تواند در قالب يك طرح، نقشه، نمونه اوليه يا مدل باشد. حجم كار اغلب بيشتر از مقداري است كه براي تهيه ي يك گزارش يا ارائه ي مطلبي مورد نياز است. هدف اصلي تهيه ي گزارش در اين مرحله عبارت است از:

• مشخص نمودن وضعيت جاري يا پيش بيني شده كار؛
• آسان نمودن ايجاد تغيير و اصلاحات از طريق بحث هاي منطقي؛
• پيشنهاد يك راهبرد در خصوص چگونگي دستيابي به تغييرات مورد نظر.

اين گزارش مي تواند دربرگيرنده ي پيشنهادات متمركز شده روي جنبه هاي خاصي از كار بشرح زير باشد:

• جنبه هاي فيزيكي كار و محيط كار؛
• جنبه هاي سازماندهي كار؛
• اطلاعات و آموزش هاي مورد نياز؛
• اندازه گيري مشخصه هاي سيستم يا فرآورده و مقايسه ي آنها با : سيستم هاي ديگر، سازمان ها و فرآورده ها، قوانين، دستورالعمل ها، راهنما و استانداردها، روش هاي قبلي انجام كار يا نمونه هايي از فرآورده ها.

4-2-9 مرحله ي چهارم: اجراي راه حلها
چندان غير معمول هم نيست كه از متخصص ارگونومي براي انجام اين مرحله از كار استفاده نشود. گرچه در طي مرحله ي اجرا، اغلب نياز است كه بين عوامل گوناگون مصالحه هايي صورت پذيرد و يك متخصص ارگونومي در جايگاهي است كه خوب مي تواند جنبه هاي مختلف را سبك و سنگين كرده و پيشنهادات لازم را ارائه نمايد.

5-2-9 مرحله ي پنجم: پايش (Monitoring)
در اينجا ممكن است متخصص ارگونومي درگير با تكرار تجزيه و تحليل عناصر وظايف شغلي كه در مرحله ي دوم انجام گرفت و مقايسه ي ايندو با هم باشد. وقتي كه مرحله ي پايش با موفقيت كامل شد، هر گونه اصلاحات لازم بايستي مشخص شود. با استفاده از اين حلقه ي بازخورد بايستي يك راه حل نهايي و تكميل كننده ارائه و اجرا شود.
در اين مرحله ممكن است سازمان از ارگونوميست تقاضا كند كه در صورت تأييد ، تغييرات و اصلاحات انجام شده را معتبر شناخته و ختم كار را اعلام نمايد. در صورتي كه برطرف كردن نيازمندي هاي ارگونوميكي به كمك متخصصين برون سازماني سازمان همه ي پيشنهادات ارائه شده را اجرا كرده باشد، ارگونوميست ذيصلاح از پاسخگوئي به اين قبيل تقاضاها ابراز نگراني نخواهد كرد.
3-9 آمادگی سازمان قبل از واگذاری يك مأموريت به ارگونوميست
سازمان بايد آمادگي لازم در خصوص موارد زير را داشته باشد:
• به مشاور اعتماد داشته و اطلاعات محرمانه به او داده شود؛

• جزئيات روش هاي توليد و مشكلات مربوط به آنها به او داده شود.
• اطلاعات ريز و دقيق پزشكي و بيماري ها تهيه شود.
• خلاصه ي فهرست هزينه ها، سودها، اهداف، محصولات توليدي فعلي، محصولاتي كه قرار است در آينده توليد شود، تهيه و در اختيار باشد.

• به مشكلات ناخواسته و ناخوش آيند پاسخ مثبت داده شود؛
• به گزارش و پيشنهادات عمل شود. بايد بخاطر سپرد كه هر گزارش در هر زمان مي تواند در دسترس بوده و به آن مراجعه مجدد شود. در صورتي كه پيشنهادات ارائه شده به مرحله ي عمل در نيامده باشند و در صورت وجود ادعاهايي عليه سازمان، مراجعه به گزارشات قبلي مي تواند براي سازمان زيان هايي را بدنبال داشته باشد؛
• تخصيص منابع براي اجراي پيشنهادات.

نكته اي كه در بخش انتهايي فوق به آن اشاره شد بوسيله ي رئيس كميته ي رسيدگي كننده بر حادثه ي قطار(تقاطع كلافام -Clapham Junction) در سال 1998 كه 33 نفر تلفات انساني داشت بوضوح بيان شد. يك نگراني مرتبط با ايمني كه در اثر وجود يك خطر وجود داشته و صادقانه بيان شده و مورد تأكيد قرار گرفته باشد، اما هرگز در جهت برطرف كردن آن اقدام عملي صورت نگرفته باشد مانند اين است كه در آن خصوص اصلاً نگراني وجود نداشته است.

4-9 بهترين استفاده از ارگونوميست
سازمان بايد:

• برنامه ي كار پنهان شده اي نداشته باشد؛
• صادق باشد؛
• هيچ چيز را پنهان نكند؛
• تمامي اطلاعات مورد درخواست را تهيه و در اختيار بگذارد؛
• طرح هاي آينده ي خود را آشكارا بيان نمايد؛
• اطمينان بدهد كه دسترسي به همه ي افراد كليدي و مؤثر سازمان ميسر است؛
• اطمينان حاصل نمايد كه همه ي كاركنان سازمان از قبل مي دانند كه متخصصان ارگونومي به محيط كارشان مراجعه خواهند نمود و مؤكداً از كاركنان خود بخواهد كه با توجه به تخصصشان با آنها همكاري هاي لازم را داشته باشند.

با توجه به سابقه و فرهنگ جاري در هر سازمان، كاركنان ممكن است به افرادي كه از بيرون به محيط كارشان مراجعه مي كنند مشكوك باشند. كاملاً طبيعي است كه اعضاي يك سازمان در خصوص مواردي از قبيل: اخراج شدن، مازاد شدن، از كار افتاده شدن بدلايل پزشكي، دور شدن از دوستان خود يا به كار ديگري با دستمزد پايين تر گمارده شدن نگران باشند. مديران سازمان هم ممكن است نگراني ه ايي از قبيل مورد تعقيب قانوني قرار گرفتن، از دست دادن درآمد و نياز به صرف هزينه هاي بيشتر، داشته باشند .
ابقاء كاركنان، علاوه بر كاهش استرس ها و نگراني هاي كاركنان مزيت عمده ي ديگري هم دارد كه ارگونوميست مي تواند بدون نياز به صرف وقت براي توضيحات در اين خصوص، كار اصلي خود را شروع كند. يك ارگونوميست مستقل زماني مي تواند كارش را به بهترين وجه انجام دهد كه:

• قصد و نيازهاي مشتري واقعي و قابل توجيه باشد؛
• دستور كار بخوبي تعريف شده باشد؛
• دسترسي آزاد به اطلاعات و افراد وجود دارد؛
• امكان انجام كار بصورت مشترك با گروه هاي متخصص ديگر در سازمان وجود داشته باشد.

مهمترين مزاياي استفاده از يك متخصص ارگونومي مستقل عبارتند از : دانش، تجربه، بي طرفي و بي نظري، قدرت و اعتبار.