ساختار سازمانی و نقش کارکنان در مدیریت خستگی

ساختار سازمانی و نقش کارکنان در مدیریت خستگی (FRMS)

سازمانها و خط مشی

یک سیستم مدیریت ریسک خستگی سیاست هایی را پیش رو می گیرد که بر مبنای آن باید موارد زیر در نظر گرفته شود:

• ساختار سازمانی
• اقدامات و دستورالعمل ها و رویه ها
• گزارشات و تحلیل ها
• آموزش پیاده سازی سیستم

اولین چیزی که برای پیاده سازی FRMS مورد نیاز است ساختار سازمانی است و در ادامه به فرآیندها و روندها نیاز داریم.

FRMS فقط یک سری قوانین و اطلاعات استاتیک و غیر پویا در مورد خستگی نمی باشد بلکه آن، یک امر و پدیده ای زنده است و بصورت فعالیت های زنده در نظر گرفته می شود. اندازه و سازماندهی FRMS به اندازه و پیچیدگی سازمان بستگی دارد. در سازمان های کوچکتر، ممکن است یک نفر به تنهایی برای انجام این مسئولیت در گروه ایمنی اختصاص داده شود. ولی برای شرکت های بزرگتر ممکن است کمیته ای متشکل از: پرسنل، برنامه ریزان کاری، نمایندگان کارگران، پرسنل ایمنی و گروههای مرتبط دیگری که در تصمیم گیری ها می توانند بر چگونگی خستگی و برنامه های مرتبط تأثیر بگذارند، برای سازماندهی مدیریت خستگی در نظر گرفت

نقش ها و مسئولیت ها:

در کل، مدیریت ریسک خستگی مسئولیتی است که بصورت مشارکتی بین سازمان ها و کارکنان تقسیم بندی می شود و بازتابی از فرهنگ موجود و فرهنگ سازمانی می باشد. سازمان ها باید برنامه هایی را تنظیم کرده که بر طبق آن موقعیت های کافی برای استراحت فراهم آورده شود و برنامه های آموزشی ای ترتیب داده شود که در آن به مدیریت خستگی پرداخته شود و در ادامه فرایندهایی را در نظر گیرند که به بررسی و مدیریت خستگی از طریق سازمان بپردازند و کارکنان نیز مسئولند تا از زمان استراحت به نحو احسنت استفاده کنند و ضمنا بایستی مواردی را که خستگی در آن وجود دارد را گزارش نمایند. این اطلاع رسانی بهتر از آن است که در آینده مشکلی پیش آید. بنابراین، کارکنان باید بصورت مستمر در برنامه های مرتبط با گسترش و بهبود FRMS شرکت کرده و از آن آگاهی داشته باشند و برنامه های موجود را به درستی بدانند و از فرصت استراحت نهایت بهره را ببرند.

کارفرمایان / مدیران

نقش ها به ترتیب از مدیران سطوح بالا انجام می پذیرد، آنان کمیته ای را جهت مدیریت ریسک خستگی تشکیل می دهند و ایمنی کلی سازمان و سیستم های مدیریتی آن را در دست می گیرند. این امر از طریق کمیته ها و منابع کافی و قوانین و فرایندهای موجود از طریق FRMS به کار گرفته می شود.

همکاری بین کمیته و مدیران سطوح بالا می تواند دستیابی به آمال FRMS را تضمین کند. مدیران سطوح بالا باید به جمع آوری گروهی از افراد متخصص و کاردان اقدام کرده که بتوانند از طریق آنها سیاست ها و برنامه های آموزشی و آماری و تحلیل داده های آماری و فرایندهای به کار گرفته شده را کنترل و مدیریت نمایند و به موقع از آنها استفاده کنند. رهبری این تیم بر عهده مدیران سطوح متوسط می باشد. به هر حال افراد با پیش زمینه ها و تجربیات متفاوت علمی می توانند در این زمینه مشارکت کنند على الخصوص زمانی که منابع درونی محدود باشند که در آن حالت باید یک طرف سومی هم وجود داشته باشد که شامل کارشناسان و مدیرانی میباشد که به مدیریت ریسک خستگی می پردازند و با اعضاء و تیم مرتبط مشورت می کنند.

اما همیشه خطر این امر وجود دارد که کمیته ی مدیریت ریسک و کمیته راهبردی رویکردی واکنشی را اتخاذ نماید. که مثلا تنها در پاسخ به گزارش های خستگی و یا عوارض جانبی مربوط به خستگی در وقایع، اقداماتی را انجام دهد. اما باید بدانیم که اثربخش ترین دیدگاه آن است که با ابزارهای موجود و عملکردهای پیش بینی شده، خستگی به حداقل برسد. و ضمنا با پیش بینی عوامل بالقوه خستگی به حذف پتانسیل های خستگی اقدام نمایند. و با اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی فعالانه شرایط را شناسایی و قبل از وقوع مسئله ای آنرا رفع نماید. شاخص بسیار موثر در FRMS فراوانی اقدامات پیشگیرانه است.

کارکنان نقش مؤثری را در موقعیت FRMS ایفا می کنند.

تنها راه درمان کم خوابی، خوابیدن است و مسئولیت کارکنان این است که از تمام موقعیت هایی که برای خوابشان پیش می آید استفاده کنند (بخوابند، استراحت کنند و غذا میل کنند). هر فرد نیاز ویژه ای به خواب دارد و تنها خود فرد است که می تواند تصمیم بگیرد که برای عملکرد بهتر به چه میزان خواب نیاز دارد. بعنوان یک رهنمود کلی؛ عموم مردم بر این عقیده اند که ۸ ساعت خواب برایشان کافی می باشد اگرچه نیاز افراد به خواب به تفاوت های فردی بستگی دارد. اما این عدد بین ۷ تا و ساعت تغییر می کند. در کل مسئولیت یک فرد کارگر این است که اگر حتی احساس خواب بیشتری کرد این کار را انجام دهد.

داشتن خواب کافی مستلزم آن است که فرد برای وظایف اتی خود در ذهنش برنامه ریزی هایی را صورت دهد مثلا اگر قرار است فردا صبح زود برای انجام کاری بیدار شود باید از شب قبل برنامه ریزی کند که چه موقع به رختخواب برود یا اگر قرار است فردا بعد از ظهر عملی را انجام دهد باید در ظهر یک چرت کوتاه داشته باشد و قطعا فرد در صبح آن روز فعالیت های سختی انجام نخواهد داد. مثلا ۸ صبح از خواب بیدار نشود یا فعالیت های طولانی مدتی را انجام ندهد اگر خواب فرد به اندازه کافی بود دیگران خود شخص است که بر مبنای رویدادهای روزانه، چگونگی وضعیت فیزیکی و فعالیت های سختی خود تصمیم می گیرد که چه بکند. ضمنا کارکنان نبایستی مسئولیت وظایف و شغل هایی را در زمانی که خسته هستند و احساس نامناسبی در خصوص عملکرد ایمنی دارند، به عهده بگیرند.

مسئولیت ها برای مدیریت ریسک خستگی

حتما بخوانید:

⇐ سیستم مدیریت ریسک خستگی (FRMS)

⇐ خستگی در محیط کار

⇐ آموزش جامع رانندگان در مورد خستگی و خواب آلودگی